Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
от 24.04.2014 № 98
г. Ростов-на-Дону
Об утверждении Положения
об управлении документационного
обеспечения Правительства Ростовской области
В соответствии со статьей 59 Устава Ростовской области, статьей 16 Областного закона от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области», указом Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 № 11 «О структуре Правительства Ростовской области и структуре органов исполнительной власти Ростовской области»:
1. Утвердить Положение об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области согласно приложению.
2. Признать утратившими силу:
распоряжение Губернатора Ростовской области от 15.11.2011 № 59 «Об утверждении Положения об общем отделе Правительства Ростовской области»;
распоряжение Губернатора Ростовской области от 04.07.2013 № 132 «О внесении изменений в распоряжение Губернатора Ростовской области от 15.11.2011 № 59».
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Скокова А.Н.
Губернатор
Ростовской области В.Ю. Голубев
Распоряжение вносит
общий отдел Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Губернатора
Ростовской области
от 24.04.2014 № 98
ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении документационного обеспечения
Правительства Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление) является структурным подразделением Правительства Ростовской области.
1.2. Положение об управлении утверждается Губернатором Ростовской области.
1.3. Структура управления определяется настоящим Положением, штатная численность – штатным расписанием Правительства Ростовской области.
1.4. Руководство деятельностью управления осуществляет первый заместитель Губернатора Ростовской области – руководитель аппарата Правительства Ростовской области.
1.5. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, иными областными законами, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, настоящим Положением.
2. Задачи управления
Задачами управления являются:
организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Правительстве Ростовской области;
обеспечение единого порядка подготовки, оформления, согласования и подписания правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области;
организация и обеспечение приема, отбора, учета, упорядочения, сохранности и использования документов архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Правительства Ростовской области, и своевременная передача этих документов на государственное хранение;
совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной компьютерной техники и программного обеспечения;
методическое руководство работой по организации делопроизводства в Правительстве Ростовской области, исполнительных органах Ростовской области;
методическая помощь органам местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области в организации делопроизводства.
3. Функции управления
В соответствии с задачами управление выполняет следующие функции:
3.1. Осуществляет прием, первоначальную обработку, регистрацию и распределение поступающей в Правительство Ростовской области корреспонденции, в том числе с применением межведомственной системы документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»), системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), электронной почты Правительства Ростовской области.
3.2. Обеспечивает единый порядок документирования, учет и отправку исходящей корреспонденции Правительства Ростовской области.
3.3. Обеспечивает прием, регистрацию и передачу документов с пометкой «Для служебного пользования», поступающих в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в адрес Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), а также руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области.
3.31. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции, а также регистрацию и передачу документов с пометкой «Для служебного пользования» за подписью Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, в том числе с применением системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы «Дело».
3.4. Организует контроль за соблюдением порядка подготовки, оформления, согласования и подписания правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
3.5. Проводит лингвистическую экспертизу проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
3.6. Во взаимодействии с контрольным управлением при Губернаторе Ростовской области осуществляет контроль за соблюдением сроков подготовки проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
3.7. Осуществляет подготовку перечней проектов правовых актов Правительства Ростовской области, предлагаемых для включения в повестку дня заседаний Правительства Ростовской области.
3.8. Осуществляет регистрацию, тиражирование и рассылку подписанных правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области государственным органам, структурным подразделениям Правительства Ростовской области, исполнительным органам Ростовской области, муниципальным образованиям Ростовской области, организациям и другим адресатам в соответствии с листами рассылки по системе «Дело» и на бумажных носителях.
3.9. Осуществляет подготовку, заверение и выдачу копий правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области и выписок из них в установленном порядке.
3.10. Участвует в подготовке проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
3.11. Осуществляет подготовку проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области по вопросам делопроизводства.
3.12. Формирует сводную номенклатуру дел и классификатор структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области.
3.13. Обеспечивает комплектование, учет, использование и сохранность документов архивного фонда Правительства Ростовской области.
3.14. Осуществляет прием в архив законченных делопроизводством дел, обеспечивает их сохранность и выдачу справок по хранящимся в архиве Правительства Ростовской области документам.
3.15. Оформляет и передает документы постоянного срока хранения в Государственный архив Ростовской области на хранение, осуществляет списание и уничтожение документов временного срока хранения.
3.16. Организует разработку инструкций и положений по вопросам делопроизводства; обеспечивает контроль за соблюдением Регламента Правительства Ростовской области, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области и правовых актов, регламентирующих работу с документами.
3.17. Осуществляет методическую работу по документационному обеспечению управленческой деятельности, совершенствованию форм и методов документирования деятельности Правительства Ростовской области, исполнительных органов Ростовской области, а также оказывает методическую помощь органам местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области в организации делопроизводства.
3.18. Обеспечивает выполнение копировально-множительных работ в аппарате Правительства Ростовской области.
3.19. Осуществляет разработку гербовых бланков, применяемых в Правительстве Ростовской области, и их учет.
3.20. Осуществляет хранение и применение гербовых печатей Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
3.21. Ведет Реестр координационных, совещательных и иных органов при Губернаторе Ростовской области, Правительстве Ростовской области.
3.22. Организует работу по обеспечению аппарата Правительства Ростовской области типографской продукцией.
3.23. Организует работу по актуализации и сопровождению телефонного справочника исполнительных органов Ростовской области на официальном сайте Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
3.24. Организует работу по подготовке и изданию ежемесячного официального периодического печатного издания «Собрание правовых актов Ростовской области» (далее – сборник).
3.25. Организует работу по подготовке проектов государственных контрактов на выполнение работ по изданию сборника, выполнению типографских работ, изготовлению и поставке печатной и подарочной продукции для обеспечения государственных нужд Правительства Ростовской области.
3.26. Осуществляет размещение на официальном сайте Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации о деятельности Правительства Ростовской области, отнесенной к компетенции управления.
3.27. Рассматривает обращения граждан, организаций, исполнительных органов Ростовской области и федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области по вопросам, относящимся к компетенции управления.
3.28. Осуществляет иные функции в соответствии с возложенными на управление задачами.
3.29. Обеспечивает консультирование по вопросам регистрации, прохождения документов на имя Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), структурных подразделений Правительства Ростовской области.
4. Права управления
Управление для осуществления возложенных на него задач и функций имеет право:
разрабатывать и вносить на рассмотрение в установленном порядке проекты правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области по вопросам делопроизводства и иным вопросам, входящим в компетенцию управления;
принимать участие в работе координационных и совещательных органов при Правительстве Ростовской области в соответствии с положениями о них;
оказывать методическую помощь структурным подразделениям Правительства Ростовской области по устранению выявленных недостатков и нарушений в сфере делопроизводства;
устанавливать сроки представления информации по документам, находящимся на контроле;
взаимодействовать в установленном порядке со структурными подразделениями Правительства Ростовской области, государственными органами Ростовской области, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами по вопросам, входящим в компетенцию управления.
5. Структура управления
В структуру управления входят следующие подразделения:
отдел нормативных документов;
отдел делопроизводства.
6. Руководство управлением
6.1. Руководство управлением осуществляет начальник управления, назначаемый и освобождаемый от должности Губернатором Ростовской области.
6.2. Начальник управления:
6.2.1. Организует работу управления, обеспечивает выполнение возложенных на него задач и функций.
6.2.2. Планирует деятельность управления.
6.2.3. Представляет первому заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области предложения о структуре и штатной численности управления.
6.2.4. Вносит предложения о поощрении работников управления или о применении к ним мер дисциплинарного воздействия.
6.2.5. В пределах своей компетенции представляет управление во взаимоотношениях со структурными подразделениями Правительства Ростовской области, исполнительными органами Ростовской области, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.
6.2.6. Подписывает приложения к правовым актам Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
6.2.7. Выполняет поручения Губернатора Ростовской области, первого заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами, а также другие функции в пределах своих полномочий.
6.3. В период временного отсутствия начальника управления руководство управлением осуществляет заместитель начальника управления документационного обеспечения – начальник отдела нормативных документов Правительства Ростовской области.
7. Ответственность работников управления
7.1. Начальник управления несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на управление, с учетом прав, предоставленных настоящим Положением.
7.2. Работники управления несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, возложенных на них должностными регламентами.
Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко
