Управление документационного обеспечения
Управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области является структурным подразделением Правительства Ростовской области.
Положение об управлении утверждено распоряжением Губернатора Ростовской области от 24.04.2014 № 98.
Задачи управления
организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Правительстве Ростовской области;
обеспечение единого порядка подготовки, оформления, согласования и подписания правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области;
организация и обеспечение приема, отбора, учета, упорядочения, сохранности и использования документов архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Правительства Ростовской области, и своевременная передача этих документов на государственное хранение;
совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной компьютерной техники и программного обеспечения;
методическое руководство работой по организации делопроизводства в Правительстве Ростовской области, исполнительных органах Ростовской области;
методическая помощь органам местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области в организации делопроизводства.
Функции управления
1. Осуществляет прием, первоначальную обработку, регистрацию и распределение поступающей в Правительство Ростовской области корреспонденции, в том числе с применением межведомственной системы документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»), системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), электронной почты Правительства Ростовской области.
2. Обеспечивает единый порядок документирования, учет и отправку исходящей корреспонденции Правительства Ростовской области.
3. Обеспечивает прием, регистрацию и передачу документов с пометкой «Для служебного пользования», поступающих в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в адрес Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), а также руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области.
31. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции, а также регистрацию и передачу документов с пометкой «Для служебного пользования» за подписью Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, в том числе с применением системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы «Дело».
4. Организует контроль за соблюдением порядка подготовки, оформления, согласования и подписания правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
5. Проводит лингвистическую экспертизу проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
6. Во взаимодействии с контрольным управлением при Губернаторе Ростовской области осуществляет контроль за соблюдением сроков подготовки проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
7. Осуществляет подготовку перечней проектов правовых актов Правительства Ростовской области, предлагаемых для включения в повестку дня заседаний Правительства Ростовской области.
8. Осуществляет регистрацию, тиражирование и рассылку подписанных правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области государственным органам, структурным подразделениям Правительства Ростовской области, исполнительным органам Ростовской области, муниципальным образованиям Ростовской области, организациям и другим адресатам в соответствии с листами рассылки по системе «Дело» и на бумажных носителях.
9. Осуществляет подготовку, заверение и выдачу копий правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области и выписок из них в установленном порядке.
10. Участвует в подготовке проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
11. Осуществляет подготовку проектов правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области по вопросам делопроизводства.
12. Формирует сводную номенклатуру дел и классификатор структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области.
13. Обеспечивает комплектование, учет, использование и сохранность документов архивного фонда Правительства Ростовской области.
14. Осуществляет прием в архив законченных делопроизводством дел, обеспечивает их сохранность и выдачу справок по хранящимся в архиве Правительства Ростовской области документам.
15. Оформляет и передает документы постоянного срока хранения в Государственный архив Ростовской области на хранение, осуществляет списание и уничтожение документов временного срока хранения.
16. Организует разработку инструкций и положений по вопросам делопроизводства; обеспечивает контроль за соблюдением Регламента Правительства Ростовской области, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области и правовых актов, регламентирующих работу с документами.
17. Осуществляет методическую работу по документационному обеспечению управленческой деятельности, совершенствованию форм и методов документирования деятельности Правительства Ростовской области, исполнительных органов Ростовской области, а также оказывает методическую помощь органам местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области в организации делопроизводства.
18. Обеспечивает выполнение копировально-множительных работ в аппарате Правительства Ростовской области.
19. Осуществляет разработку гербовых бланков, применяемых в Правительстве Ростовской области, и их учет.
20. Осуществляет хранение и применение гербовых печатей Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.
21. Ведет Реестр координационных, совещательных и иных органов при Губернаторе Ростовской области, Правительстве Ростовской области.
22. Организует работу по обеспечению аппарата Правительства Ростовской области типографской продукцией.
23. Организует работу по актуализации и сопровождению телефонного справочника исполнительных органов Ростовской области на официальном сайте Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
24. Организует работу по подготовке и изданию ежемесячного официального периодического печатного издания «Собрание правовых актов Ростовской области» (далее – сборник).
25. Организует работу по подготовке проектов государственных контрактов на выполнение работ по изданию сборника, выполнению типографских работ, изготовлению и поставке печатной и подарочной продукции для обеспечения государственных нужд Правительства Ростовской области.
26. Осуществляет размещение на официальном сайте Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации о деятельности Правительства Ростовской области, отнесенной к компетенции управления.
27. Рассматривает обращения граждан, организаций, исполнительных органов Ростовской области и федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области по вопросам, относящимся к компетенции управления.
28. Осуществляет иные функции в соответствии с возложенными на управление задачами.
29. Обеспечивает консультирование по вопросам регистрации, прохождения документов на имя Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), структурных подразделений Правительства Ростовской области.
